Veilig omgaan met persoonsgegevens in de zorg
In de context van de bescherming van de privacy neemt de belangstelling voor veilige e-mail toe. Dit vanwege de nieuwe Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) die per 25 mei 2018 ingaat. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer. Zie de website www.autoriteitsgegevens.nl. Wat betekent dat voor de “kleine” zelfstandige praktijken?
Voor de praktijk een beveiligingsprotocol maken:
- De laptop is beveiligd met een wachtwoord.
- Documenten beveiligen.
Ouders krijgen aan het begin van het therapieproces een unieke beveiligingscode uitgereikt op papier. Met deze vaste code kunnen zijn de versleutelde mail (zowel in word als pdf) openen (zie onderaan de uitleg voor het versleutelen van documenten) - Mail met cliënten waarin persoonsgegevens staan (naam, adres, geb. datum, bsn.) wordt versleuteld verzonden.
- Facturen worden in PDF versleuteld verzonden
- Foto’s mogen onversleuteld verzonden worden via mail of we transfer, mits er geen persoonsgegevens bij/ op worden vermeld
- Rapportages worden in PDF versleuteld verzonden
- 1x p. mnd. wordt een back up gemaakt op een externe schijf. Deze is beveiligd met een wachtwoord.
- Cliëntendossiers worden 10 jaar bewaard buiten de praktijkruimte.
- Digitale cliënt gegevens worden na 10 jaar verwijderd.
- Na het afsluiten van een therapieproces wordt het digitale dossier uitsluitend op een beveiligde externe schijf bewaard.
- Alle schriftelijke dossiers, verslagen enz, worden na gebruik d.m.v. papierversnipperaar vernietigd.
Stappenplan voor het mailen van een document beveiligd met een wachtwoord (voor Apple):
- Open je word-document en sla het eerst op als een PDF, door ‘opslaan als’ te kiezen en dan onderaan bij ‘bestandsindeling’ te kiezen voor PDF
- Open de PDF die je met een wachtwoord wil beveiligen
- Kies ‘archief’ en dan ‘exporteer’ en selecteer ‘codeer’
- Typ een wachtwoord en typ het opnieuw om het wachtwoord te controleren en sla op
- Als je het pdf-document nu opnieuw wil openen wordt er eerst om een wachtwoord gevraagd
Stappenplan voor het mailen van een document beveiligd met een wachtwoord (voor Windows in Acrobat):
- Open het PDF-bestand en kies Gereedschappen > Beveiliging > Coderen > Coderen met wachtwoord.
- Als er een waarschuwing verschijnt, klikt u op Ja om de beveiliging te wijzigen.
- Selecteer Wachtwoord vereisen voor het openen van het document en typ vervolgens het bijbehorende wachtwoord in het betreffende veld.
- Selecteer een Acrobat-versie in het vervolgmenu Compatibiliteit. Kies een versie gelijk aan of lager dan de versie van Acrobat of Reader van de ontvangers. Zo kan in Acrobat 7 geen PDF worden geopend die is gecodeerd voor Acrobat X en hoger.
- Alle inhoud van het document versleutelen. Hiermee worden het document en de metagegevens van het document gecodeerd.
- Klik op OK. Als u wordt gevraagd het wachtwoord te bevestigen, typt u het wachtwoord nogmaals in het vak en klikt u op OK.
Bovenstaande kun je alleen doen met een betaalde versie van adobe.
PDF beveiligen via Microsoft Word (in Windows)
Microsoft Word geeft je ook de mogelijkheid om een bestand op te slaan als pdf met een wachtwoord.
Onderstaande video laat je zien hoe je dit voor elkaar kunt krijgen.
PDF beveiligen via Microsoft Word (Mac)
In onderstaand artikel wordt aangegeven hoe je een document kunt beveiligen in Word voor Mac.
Klik hier om het stappenplan te volgen.
Wij houden de berichtgeving in de gaten of dit voldoende is. Zo niet dan horen jullie daarvan.